We denken al snel dat we goed bezig zijn als we een videoconference organiseren, omdat we daarmee reistijd en -kosten besparen. Dat is een misvatting. Vaak verspillen we toch elkaars tijd door een gebrekkige uitvoering.
Het duurt altijd even voordat we echt verstandig omgaan met nieuwe technologie. Zo hebben we met de mobiele telefoon nog wel even te gaan voordat we er uitsluitend de vruchten van plukken, zonder de lasten ervan te dragen. Die zoektocht is met videoconferencing – om op afstand te kunnen vergaderen – ook nog lang niet ten einde. De beschikbare videotools werken steeds beter, maar de kwaliteit van de vergadering zelf laat meestal nog te wensen over.
Een videoconference is niet het gemakkelijkste type meeting. Het is voor de organisator veel ingewikkelder om de discussie in goede banen te leiden. De timing bij het spreken is een stuk lastiger. Een groot deel van de non-verbale communicatie gaat verloren. En het is veel moeilijker om te voelen wat de energie van de vergadering is, en om de gemoedstoestand van de afzonderlijke deelnemers in te schatten. Dit alles maakt het een uitdaging om op de juiste manier te anticiperen.
Daarom is het nog belangrijker dan bij een fysieke vergadering om een goede aanloop te nemen. Dit doe je als volgt: Beperk de meeting tot hoofdzaken door een duidelijke agenda en door deelnemers van tevoren te activeren. Dit geeft iedereen de tijd om informatie en standpunten te delen, en om de verwachtingen duidelijk neer te zetten. Het allermooiste is dat je alleen agendapunten overhoudt die voor iedereen relevant zijn, en waar iedereen reeds goed over heeft nagedacht.
Pionier Paul Tilanus over het gevolg van deze aanpak: “Vaak gebruiken we maar een deel van de geplande tijd, en dat wordt zeer gewaardeerd door de deelnemers. De ervaring bij vergelijkbare projecten laat zien dat de geplande tijd vaak nog niet voldoende is voor de helft van de agenda.”
Samengevat: bij videoconferencing is een goede voorbereiding nog belangrijker dan bij een reguliere meeting.
Wil je meer uit je videoconferences halen? Check de 5 tips om je meeting perfect voor te bereiden.
