De voorbereiding is het allerbelangrijkste onderdeel van het vergaderproces. Wat zijn de pro-tips om dat zo goed mogelijk te doen?
1. Definieer het doel
Het meest over het hoofd geziene aspect is het doel van de vergadering. Hoe draagt de vergadering bij aan de hogere organisatiedoelen, en wat wil je in dat licht met de vergadering bereiken? Deze twee aspecten moeten glashelder zijn. Zo niet, beleg dan geen vergadering. Mocht je Yabbu gebruiken om je vergaderingen voor te bereiden, dan ben je hier al mee vertrouwd.
2. Maak een duidelijke (online) structuur
Helaas bestaat de agenda vaak uit niet meer dan een genummerde lijst met onderwerpen. Dit betekent per definitie dat genodigden slechts een vaag idee hebben over wat ze kunnen verwachten. De beste manier om een agenda op te bouwen, is door deze “actief” te maken. Dit betekent dat je naast een onderwerp een duidelijke zin formuleert om uit te leggen waarom het punt deel uitmaakt van de agenda en wat de gewenste uitkomst is. Creëer eigenaarschap door een “lead” toe te wijzen en deze persoon te vragen relevante informatie, meningen en argumenten van tevoren te delen. Voeg geen documenten toe om indruk te maken. Wees precies over welke informatie nodig is om een weloverwogen besluit te kunnen nemen.
Om dit goed te doen, is het zinvol om een gemeenschappelijk vergaderprotocol te gebruiken. Het is het handigste om een tool te gebruiken die dit protocol ondersteunt en zorgt dat je het gemakkelijk en automatisch goed doet. E-mail biedt niet de structuur en het overzicht om je goed te kunnen voorbereiden.
3. Kies de juiste deelnemers
In het algemeen geldt dat als iemand geen actieve bijdrage levert, dan hoeft die persoon ook niet in de vergadering aanwezig te zijn. Als iemand alleen maar informatie komt brengen, dan de betreffende informatie ook voorafgaand aan de vergadering worden gedeeld. Dat is des te makkelijker als je een overzichtelijke online structuur aanbiedt. Als iemands deelname aan de discussie vervolgens niet meer nodig is, is het voor die persoon hoogstwaarschijnlijk ook niet nodig om de vergadering bij te wonen. Ook als iemand niet aanwezig kan zijn tijdens de vergadering, stelt de online structuur die persoon toch in staat om (schriftelijk) bij te dragen. Zo wordt hun inbreng toch meegewogen in de besluitvorming. En zo creëer je eigenaarschap voor genomen besluiten en de acties die daaruit volgen.
4. Begin voorafgaand aan de vergadering
De voorbereiding van de vergadering eindigt niet met het versturen van de uitnodiging. Probeer van tevoren alle relevante informatie, standpunten en argumenten boven tafel te krijgen. Zo vermijd je verrassingen en spanningen tijdens de vergadering. Als je op tijd begint, kunnen deelnemers er een nachtje over slapen en hun gedachten structureren. En nog belangrijker, zij zullen hun schouders zetten onder een beslissing die ze in eerste instantie zelf niet zouden hebben genomen, omdat ze onderdeel zijn van een overzichtelijk en zorgvuldig proces.
5. Sluit agendapunten van tevoren
Eén van onze favoriete tips is het sluiten van agendapunten reeds vóór de vergadering. Dat is mogelijk als je tip 4 ter harte neemt en de discussie start voorafgaand aan de vergadering. De meeste vergaderingen hebben informatieve en administratieve punten, en eenvoudige beslissingen waar je niet lang bij stil hoeft te staan. Waarom zou je deze punten niet in je eigen tijd afhandelen, als je in de voorbereiding toch al een handige tool gebruikt om te communiceren? Vergaderingen worden korter en er ontstaat daadwerkelijk tijd voor dat ene belangrijke besluit dat moet worden genomen.
Beschouw de meeting als een spel. Verbind en trek de juiste mensen naar binnen. Laat ze geïntrigeerd raken door een duidelijk doel en een heldere structuur. Het wordt dan zoveel makkelijker om goed te presteren en een boeiende vergadering te hebben. Eentje die positieve gevoelens opwekt en deelnemers inspireert om tot actie over te gaan, zodra ze de kamer verlaten.
