In onze vorige blog hebben we antwoord gegeven op de vraag waarom organisaties veel tijd en geld stoppen in het verbeteren en optimaliseren van processen, maar daarbij zelden aandacht hebben voor het vergaderproces. Terwijl daar besluiten tot stand komen, die het tempo bepalen waarin een organisatie zich ontwikkelt. Het is dus een gemiste kans om de vergadering links te laten liggen. Vandaag bespreken we twee hoofdprincipes die je vergadering korter en effectiever zullen maken.
Open deuren
Er is veel te vinden over hoe je vergaderingen kan verbeteren. Over het algemeen zijn dit lijstjes met een eindeloze hoeveelheid tips. Maar waar gaat het nu echt om als je vergaderingen wil verbeteren? Ja natuurlijk moeten de juiste mensen aanwezig zijn (en niet teveel!), en ja natuurlijk moeten er een agenda en pre-read zijn, en ja natuurlijk moet iedereen op tijd zijn en bij de les blijven. Maar dat zijn allemaal randvoorwaarden. Regeltjes. Echt veranderen doe je alleen niet door regels voor jezelf of voor je organisatie te introduceren. Dat is symptoombestrijding. Het is veel zinvoller om te kijken wat je fundamenteel kan verbeteren.
De essentie
Waar het werkelijk om gaat is dat je in een vergadering alleen bespreekt wat daar daadwerkelijk thuishoort. En dat je in de aanloop naar de vergadering zoveel mogelijk eigenaarschap creëert, door te zorgen dat deelnemers van tevoren relevante inzichten en standpunten met elkaar delen en bespreken. Dan gaat de vergadering echt spinnen. Daarvoor is het belangrijk om de vergadering als een proces te zien. Dat begint met het besef dat een vergadering van start gaat op het moment dat de uitnodiging is verzonden. Niet pas als iedereen aan tafel zit.
1. Bespreek in een vergadering alleen wat er daadwerkelijk thuishoort
Vermijd onderwerpen die geen fysieke aanwezigheid vereisen. Denk daarbij aan het delen van informatie, het maken van basale beslissingen, of het bespreken van allerlei bureaucratische of praktische zaken.
2. Creëer van tevoren eigenaarschap bij de deelnemers
Bedenk per agendapunt wie eigenaar is. Dat hoeft niet de eindverantwoordelijke of -beslisser te zijn. Veel vaker is dit degene die het proces faciliteert om tot een besluit of resultaat te komen. Zorg dat die persoon relevante zaken deelt en deelnemers van tevoren de kans geeft om feedback te leveren en vragen te stellen. Vaak wordt op het moment dat mensen bij elkaar aan tafel zitten, na een lange discussie vastgesteld dat het doel van een agendapunt niet kan worden bereikt. En dan wordt het agendapunt vooruitgeschoven naar de volgende vergadering. Door eigenaarschap voorkom je deze verspilling van tijd. Dan wordt of het doel bereikt, of van tevoren is reeds duidelijk dat het agendapunt niet rijp is voor een teambespreking.
Wat levert het op?
Door deze principes toe te passen wordt de vergadering fundamenteel beter, omdat:
• De dingen die niet het bespreken waard zijn buiten de vergadering om gedaan worden;
• De kwaliteit van de input van de deelnemers hoger is, doordat ze tijd hebben gehad om over dingen na te denken;
• Er meer tijd is om complexe onderwerpen te bespreken en belangrijke beslissingen te nemen.
Als je een inefficiënte vergadercultuur structureel wilt oplossen, loont het dus om de vergadering als een doorlopend proces te bekijken. Vanuit die invalshoek begint de vergadering op het moment dat de uitnodiging is verzonden, niet pas als alle deelnemers aan tafel zitten. Dat zorgt voor snellere besluitvorming en een productief gebruik van eenieders tijd.
In volgende blogs zullen we onder andere ingaan op hoe je zoiets bedrijfsbreed aanpakt, hoe je de vergaderdynamiek aan tafel verbetert, maar ook hoe het verbeteren van het vergaderproces een belangrijke bijdrage kan leveren aan de gewenste bedrijfscultuur.
