Als we het hebben over het optimaliseren van bedrijfsprocessen, gaat het eigenlijk nooit over vergaderingen. Best gek, aangezien we gemiddeld een kwart van onze werktijd in meetings doorbrengen. Tools en termen als lean, agile, scrum en timeboxing worden steeds vaker ingezet om de productiviteit op de werkvloer te verhogen, terwijl vergaderingen vaak nog volgens een 20e-eeuws model worden gevoerd. Waarom eigenlijk?
Nederland vergaderkampioen
Eén van de redenen is de Nederlandse vergadercultuur. Gemiddeld brengen we met z’n allen ongeveer een kwart van onze werktijd door in meetings. Omdat het vergaderen zo met ons DNA is verweven, heeft het een plek op zich ingenomen binnen de dagelijkse bedrijfsvoering. Veel organisaties lijken daardoor simpelweg te zijn vergeten dat een vergadering ook een bedrijfsproces is. Misschien wel het belangrijkste bedrijfsproces. Want het vergaderproces bepaalt de hartslag van een organisatie. Daar wordt het fundament gelegd voor samenwerking. En daar komen besluiten tot stand, die het tempo bepalen waarin een organisatie zich ontwikkelt.
Verschillende bloedgroepen
Vervolgens hebben de verschillende bloedgroepen in een vergadering elk hun eigen redenen om de dingen te laten zoals ze zijn. Om het extreem te stellen, zullen inhoudelijk gedreven, introverte, mensen niet snel hun stem laten horen en voorzichtig zijn met het doen van verbetervoorstellen. Bovendien gaat het ze om de inhoud en is in hun ogen het proces van minder belang. Managers daarentegen, die tot wel driekwart van hun tijd doorbrengen in vergaderingen, zijn vaak carrièregericht en hebben meer aandacht voor het proces. Zij zijn over het algemeen niet happig op het stroomlijnen van meetings, omdat het dan ineens over hun eigen rol gaat. Het is veel comfortabeler om te bedenken wat anderen allemaal kunnen verbeteren.
Noodzakelijk kwaad
Zelfs als het besef er is dat er veel te winnen valt, en de gezamenlijke wil er is om de vergadercultuur te verbeteren, dan is dat vaak nog steeds niet genoeg om ook echt in beweging te komen. Dat heeft diverse oorzaken. Vaak worden vergaderingen gezien als noodzakelijk kwaad. “Je kunt er niet omheen” en “het hoort er nu eenmaal bij” zijn veelgehoorde opmerkingen. Ook willen mensen hun vingers er niet aan branden: “Er spelen teveel krachten om in mijn eentje iets te kunnen veranderen.” Vervolgens vormen meetings in de perceptie een nogal ongrijpbaar concept. Het is makkelijker om een fysiek proces te verbeteren, dan een proces waarin onderlinge communicatie centraal staat.
Okay, maar wat nu?
Als we gemiddeld een kwart van onze tijd doorbrengen in vergaderingen, kunnen we het ons dan wel veroorloven om het vergaderproces links te laten liggen als we bezig zijn met het optimaliseren van onze processen? Het is op zijn zachtst gezegd een gemiste kans om de werkdruk te verlagen, meer scherpte en plezier te creëren, en de bedrijfsresultaten te verbeteren.
De psychologie leert ons dat herkennen en erkennen belangrijke voorwaarden zijn voor verandering. Probeer daarom de meetings die je bijwoont eens in bovenstaande context te plaatsen. Wat gebeurt er nou eigenlijk? Hoe ziet het proces eruit (voor, tijdens en na)? Is het doel voor iedereen duidelijk? Maar vooral: kan het niet handiger? Dan gaan wij je komende periode voorzien van inzichten, adviezen en praktische tips, die je helpen om vergaderingen, net als andere bedrijfsprocessen, te optimaliseren.
