De stap naar papierloos vergaderen was een nuttige eerste stap in de digitale transformatie van gemeenten. Deze transformatie heeft de belofte in zich dat het werk door digitalisering eenvoudiger en makkelijker wordt, maar die belofte is met de introductie van papierloos vergaderen nog niet ingelost.
Punten staan vaak uit gemakzucht op de agenda. Als we punten buiten de vergadering willen houden, dan zullen we daarvoor een alternatief moeten regelen. En dat vinden we teveel gedoe, gewoontedieren die we zijn. Yabbu tackelt dit probleem. Yabbu helpt je om de agenda zo samen te stellen dat je deelnemers van tevoren naar binnen trekt. Zodoende worden zaken die niet in de fysieke vergadering thuishoren reeds voordat je bij elkaar komt afgehandeld.
De griffie is betrokken bij een groot aantal overleggen die niet allemaal bediend worden door het raadsinformatiesysteem. Denk bij voorbeeld aan de bestuurlijke driehoek, het bilaterale overleg met de burgemeester respectievelijk met de secretaris, het eigen griffieoverleg, het overleg in de griffierskring en aan de vele interne ambtelijke overleggen. Deze besprekingen verlopen beter en sneller met de inzet van Yabbu. Dit geldt ook voor de fractievergaderingen, het overleg tussen de coalitiefracties en het overleg tussen de oppositiefracties, hoewel deze niet door de griffie worden ondersteund.
Een belangrijke maar pijnlijke conclusie is dat papierloos vergaderen het vergaderproces zelf niet heeft verbeterd. We zijn vooral bezig geweest met het wegwerken van de stapel papier. De digitale transformatie biedt echter een verdergaand perspectief, door een aanpak die het vergaderen zelf makkelijker en leuker maakt. Als je dan toch alles digitaal beschikbaar maakt, waarom dan niet meteen zaken digitaal afhandelen waarvoor je niet bij elkaar hoeft te komen?
Dit is precies wat Yabbu doet en zodoende creëer je ruimte voor belangrijke punten. Het is dermate laagdrempelig dat je geen knoppencursus nodig hebt, hooguit een korte introductie in de principes van slim vergaderen. Iedereen kan Yabbu gebruiken en je hebt geen speciaal getrainde beheerder nodig zoals bij raadsinformatiesystemen. Het is een beetje alsof je aan de slag gaat met WhatsApp, maar dan specifiek voor vergaderen. Goedkoop en simpel.
Deze denklijn kan overigens prima doorgezet worden naar andere sectoren. Daar waar vergaderen misschien geen core business is, maar nog steeds het hart vormt van de wijze waarop we met elkaar samenwerken.
De échte digitale transformatie moet nog beginnen. Ben jij toe aan de volgende stap?
