Hier is een vraag voor recruiters en HR-professionals. Heb je ooit een kandidaat voor een managementfunctie gevraagd of hij of zij goed is in het leiden van een vergadering? Heb je ooit gevraagd om kwalificaties voor vergadervaardigheden? Waarschijnlijk niet.
Er is omvangrijk bewijs dat meer dan 50% van alle vergaderingen een gedeeltelijke of volledige verspilling van tijd is. Hierdoor verliezen veel mensen de energie en motivatie om dingen voor elkaar te krijgen. En het gebrek aan tijd dat ontstaat, heeft een negatieve impact op zowel werk als privé. Tegelijkertijd worden juist in die vergaderingen belangrijke tactische en strategische beslissingen genomen, die de toekomst van de organisatie bepalen. Bovendien zijn vergaderingen de plek waar mensen betrokken raken, vertrouwen opbouwen en samenwerken. Dit proces is veel te belangrijk om als vanzelfsprekend te beschouwen.
We veronderstellen dat wanneer een manager goede algemene managementvaardigheden heeft, dit automatisch betekent dat de manager ook goed is in het leiden van vergaderingen. Dat is een mythe die ik graag wil bestrijden.
Eerder schreef ik een blog over the knowledge illusion waarin ik uitleg dat de meeste mensen denken dat ze meer weten dan ze eigenlijk weten, en dat dit absoluut ook geldt voor vergadervaardigheden. Recent kwam ik werk van wetenschapper Steven Rogelberg tegen, die iets vergelijkbaars zegt in zijn recente boek The Surprising Science of Meetings. Aan het begin van hoofdstuk 3, getiteld “Het beeld in de spiegel is waarschijnlijk verkeerd”, stelt hij:
“Er is overtuigend bewijs dat laat zien dat we slecht in staat zijn om onze eigen leiderschapskwaliteiten met betrekking tot meetings te beoordelen. We zijn geneigd deze sterk te overschatten. Deze perceptie resulteert in een grote blinde blinde vlek die ons belet om onszelf te ontwikkelen en verbeteren in het leiden en optimaal benutten van meetings.”
Deze grote blinde vergadervlek weerhoudt ook recruiters en HR-professionals ervan om vragen te stellen over vergadervaardigheden. Wat niet helpt, is dat niemand ooit heeft leren vergaderen op school of op de universiteit, en de meeste mensen hebben nog nooit een training gevolgd over de principes van effectieve vergaderingen. Daarom ben ik niet verbaasd dat niemand ooit vraagt naar vergadervaardigheden in sollicitatiegesprekken. Het belang ervan wordt sterk onderschat.
Om dit te veranderen, helpt het wanneer recruiters eenvoudige stellen: “Ben je goed in het leiden van vergaderingen?” Een mooie vervolgvraag zou kunnen zijn: “Noem drie principes van effectief vergaderen?” Als het stil blijft, dan doe je er verstandig aan de lijst met beschikbare kandidaten opnieuw te bekijken. En uiteraard zit een training in vergadervaardigheden in het standaard trainingspakket. En voor degenen die (daadwerkelijk;-)) al bekwaam zijn in het houden van effectieve vergaderingen, zou ik willen zeggen, wees daar trots op. Zet het op je CV. Als je in staat bent om deelnemers aan jouw vergaderingen maximaal te betrekken, dan kun je echt een verschil maken in je organisatie.
Wil je je vergadervaardigheden verbeteren? Benieuwd naar die principes van effectief vergaderen? Wil je de juiste vragen stellen?
