Vaak wordt er onnodig veel tijd en energie verspild in de vergadering, maar wat te denken van de onophoudelijke stroom e-mails en andere berichten? De smartphone is niet meer weg te denken uit ons leven. Ze zijn bedoeld om te bellen en slimmer te communiceren, maar tegelijkertijd zijn ze de grootste bron van afleiding. Onderzoek heeft aangetoond dat het na een onderbreking 7 tot 15 minuten duurt voordat je je focus weer terug hebt. Dus reken maar uit: tien onderbrekingen kosten je zomaar 2 uur per dag.
Tien jaar geleden gaf één van de directeuren van het bedrijf waar ik toen werkte een training Time Management. De maandag erop paste ik meteen toe wat ik had geleerd: ik zette mijn telefoon en internet uit omdat ik een belangrijke deadline moest halen (die in het gedrang was gekomen door de training, haha). Toen ik weer in de lucht kwam, had ik 5 gemiste oproepen en een boze voicemail van één van de andere directeuren met wie ik op dat moment een project aan het doen was, omdat ze niet wist waar ik uithing. Ik schrok me kapot. Je telefoon uitzetten is de ultieme manier om focus te creëren, maar geen structurele oplossing.
Dit speelde nog voor het app-tijdperk. In de perceptie van veel mensen is de situatie er met alle beschikbare apps niet beter op geworden. Het is zelfs zo dat we bang zijn geworden voor nieuwe apps. Je hoort vaak “ja, maar ik heb al zoveel apps” en “er komt al zoveel informatie ongevraagd op me af”. Ik snap dat gevoel. Maar het is niet nodig en ook niet terecht:
- Hoeveel apps moet je werkelijk verplicht gebruiken van je werk? Niet zoveel waarschijnlijk, en zeker niet de apps die je een gevoel van information overload geven.
- Het is nu juist de bedoeling dat je veel verschillende apps hebt, want die apps dienen als dashboard voor je communicatie. Niet voor niets hebben grotere applicaties juist om die reden meerdere apps. Is het niet fijn dat jouw Agenda, E-mail, en Taken als verschillende apps op je smartphone staan? Zo geldt dat ook voor andere apps.
- Tot slot vergeten mensen dat die applicaties er voor jou zijn en niet andersom. Een smartphone met veel verschillende apps, die allemaal één ding heel goed doen, is een relatief nieuw fenomeen. Het is vaak een kwestie van ermee leren omgaan.
En dan nu de tips om afleiding door je telefoon tegen te gaan:
1. Kies bewust de notificatie-instellingen van je apps
Organiseer je primaire scherm op je telefoon op zo’n manier, dat er alleen apps staan die je gedurende je werkdag vaker wilt zien. Dit betekent dat je voor andere apps altijd tenminste één keer opzij moet swipen voor je de app te zien krijgt. Zet voor deze apps de notificaties uit (of in elk geval de geluidsnotificaties). Bepaal ook voor de apps in je primaire scherm of je geluidsnotificaties wil krijgen. Ik zet zelf het geluid altijd uit, omdat ik deze apps toch al zie, zonder dat ik hoef te swipen. Bij chat-apps kun je per persoon of per groep bepalen of je geluidsnotificaties wil ontvangen. Het eerste wat ik doe bij een nieuwe groep, is het geluid uitzetten. Op deze manier creëer je je eigen dashboard, waarbij je zelf bepaalt wat je wanneer ziet en hoort.
2. Meld je af voor standaard e-mails en filter cc-mails
Van alle standaard nieuwsbrieven en updates zijn er waarschijnlijk maar een paar waar je echt wat aan hebt. Gebruik een handige tool zoals unroll.me voor een lijst met al je e-mailregistraties om je in één keer uit te kunnen schrijven voor alles wat je niet wil. Vervolgens werkt het ook heel bevrijdend om cc-mails te scheiden van andere e-mails. Als je in de cc wordt gezet, kan er namelijk nooit van je verwacht worden dat je reageert. Je kan ook wat agressiever te werk gaan: ik ken mensen die alle cc-mails ongelezen verwijderen. Zij claimen dat ze daardoor nog nooit in de problemen zijn gekomen. Wat ik verder zelf prettig vind werken, is het uitzetten van ‘e-mail automatisch ophalen’. Ben je bang dat je daardoor iets mist? Stel dan net zoals Tim Ferriss doet een automatisch antwoord in met het bericht dat je voor dringende zaken telefonisch beschikbaar bent.
3. Probeer tools uit die afleiding tegengaan
Ja, inderdaad, nog een app erbij, om te zorgen dat je minder last hebt van al die andere ? Er zijn veel leuke tools beschikbaar die je helpen om je productiviteit te vergroten. Zo kan je met Freedom zorgen dat afleidende apps tijdelijk worden geblokkeerd. Een ander leuk voorbeeld, waarvoor je geen app hoeft installeren, is het instellen van je scherm in grijstinten. Experts claimen dat het helpt om telefoonverslaving tegen te gaan. Je kent de rode notificatiebolletjes wel, rechtsboven het app-icoon, die vaak worden misbruikt om je steeds maar weer terug naar de app te lokken. Die bolletjes werken bij mij inderdaad als een rode lap op een stier. Ik ben ze altijd dwangmatig aan het ‘wegwerken’. Sinds ik mijn scherm op grijstinten heb ingesteld is dat psychologische effect weg: de ‘paniek’ is uit mijn scherm verdwenen.
En als je dan toch een keer een deadline hebt of 100% ongestoord wil werken, dan kan je natuurlijk je telefoon ook op flight-modus zetten. Misschien is het wel handig om dat even te melden ?
Zorg dat je de baas wordt over de informatie die naar je toekomt. De boel naar je hand zetten kost misschien een uur tijd, maar het betaalt zich dubbel en dwars terug!
