Willeke Bosse
Docent aan Academie voor Gezondheidszorg – Avans University
Hoe zorg je ervoor dat vergaderen meer is dan alleen een gezellige gelegenheid waar iedereen z’n zegje doet? We vragen het aan Willeke Bosse van de Academie voor Gezondheidszorg, onderdeel van Avans Hogeschool.
Avans Hogeschool in Brabant bestaat uit 21 academies. De Academie voor Gezondheidszorg (AGZ) in Breda omvat een kleine 2.000 studenten in de vakken Mens en Techniek, Fysiotherapie en HBO-Verpleegkunde. Binnen de AGZ werken de medewerkers in kernteams die verantwoordelijk zijn voor een bepaalde fase van de opleiding.
Zelf werk ik in het kernteam van het 1e jaar van Verpleegkunde. Vergaderen was tot voor kort vooral een gezellige aangelegenheid, waarbij iedereen zijn of haar zegje wilde doen over elk agendapunt. Het was voor de voorzitter een behoorlijk moeilijke taak om een en ander te structureren en we kwamen elke vergadering in tijdnood. Punten bleven onbesproken of er werden geen beslissingen genomen, en er was veel onvrede over de manier waarop de vergaderingen verliepen. Per periode van 10 weken stonden er 3 vergaderingen van anderhalf uur gepland. Agendapunten moesten soms meerdere weken worden doorgeschoven.
Hoe ging de kennismaking?
De introductie was perfect geregeld. Willem demonstreerde met behulp van onze smartboard het gebruik van Yabbu, nadat ik met hem al een voorbespreking had gehad. De app is eenvoudig in het gebruik en iedereen kon er na de introductie meteen prima mee uit de voeten. Vergaderen is vervolgens een doorlopend proces geworden. Om dit proces goed te laten verlopen hebben we binnen ons kernteam regels rondom het gebruik opgesteld. De meeste agendapunten worden 2 dagen voor de vergadering al afgesloten zodat we kunnen focussen op de agendapunten die meer tijd behoeven.
Wat heeft het jullie opgeleverd?
Er is veel meer rust in de vergaderingen gekomen en wordt er veel minder heen en weer gepraat. Wanneer agendapunten zijn afgesloten wordt hier niet meer op terug gekomen. Je hebt de kans om tot 2 dagen voor de vergadering te reageren, en diegene die het punt aan de agenda heeft toegevoegd, is bevoegd het punt te sluiten. Een groot voordeel is ook dat we geen notulen meer hoeven te maken en een aparte takenlijst hoeven aan te leggen. Alles is op één plek te vinden iedereen heeft de kans om te reageren zonder dat het uitloopt op overbodige discussies. Kortom, eenvoudig en efficiënt, waarbij Yabbu uitnodigt tot betrokkenheid. En het grappige is dat het hierdoor alleen maar gezelliger is geworden!