“Mijn passie voor Yabbu”

Mijn persoonlijke ervaring is dat dit niet een tool is die instant de helft van de tijd van vergaderingen afhaalt, maar dat dit enorm kan helpen als je als groep echt wilt knippen in nutteloos overleg. En als iedereen Yabbu gewoon gebruikt – dat is alles! … dan worden overleggen echt effectief en bespaar je zéker de helft op alle vergadertijd!

De 3 grootste voordelen:

1. Tijdens overleg momenten ben je nauwelijks tijd kwijt aan informatie en meningen delen. Dat doe je immers vooraf, waar je ook kunt reageren op informatie, vragen kunt stellen en je mening kunt uiten. Instemming met zaken gebeurt daarmee doorgaans tijdens de voorbereiding en hoeft dus niet meer tijdens het overleg zelf.
2. Notulen zijn klaar en beschikbaar zodra de sessie eindigt. De deelnemers kunnen ze elk moment inzien (inclusief commentaar, taken, besluiten, en documenten). De mogelijkheid om terug te blikken, en de compleetheid van de notulen, is voor de historische accuraatheid (en dus ook compliance) echt heel erg fijn.
3. Daarnaast ben je de stortvloed aan e-mails en chatberichten kwijt, die het resultaat zijn van het opsturen en doorsturen en reageren op agenda’s en bijbehorende stukken. Daarbij zie je regelmatig reacties over het hoofd, omdat er wel 20 reacties zijn op hetzelfde bericht. En de secretaris probeert alles dan op het laatst nog te verzamelen, ontvlechten, en structureren. Om het daarna weer naar iedereen uit te sturen…

Mijn persoonlijke zoektocht

Als secretaris ben ik ooit begonnen een forum te gebruiken (toen dit soort tools er nog niet waren) om overleggen voor te bereiden waar iedereen ook in kon bijdragen, en er dus ook meteen een historische trail werd bijhouden. Later zijn hier specifieke tools voor ontwikkeld en de tool die ik tot een jaar geleden met veel plezier gebruikte hield op met bestaan (eind 2019).

Het beste alternatief

Op zoek naar een alternatief, omdat ik geen zin meer had om zonder zo’n tool te werken, heb ik een stuk of 30 tools gevonden. Na wat inlezen en bekijken heb ik 4 tools voor een periode van 3 maanden getest. En ja, het was veel werk om al mijn overleggen te plannen en dupliceren in 4 verschillende tools, maar heeft wel veel inzicht gegeven.

Na 2 maanden was ik er wel uit welke tool er voor mij het fijnste werkte. Met name de vloeibaarheid, flexibiliteit, aanpasbaarheid en het live zien wat anderen toevoegen, maakten het makkelijk om mijn uiteindelijke keuze te maken.

Informeren zonder te storen

De mogelijkheden om teams te kunnen binnen de tool te kunnen gebruiken, maken het een feestje voor mensen die niet duizenden berichten per maand willen ontvangen, maar wel mee willen kunnen mee kijken en hun kennis en informatie willen delen op de voor hun relevante onderwerpen.

Compliance en overzicht

Het overzicht met besluiten (en taken en documenten) over een serie overleggen heen, inclusief aanleiding en onderbouwing, is in het kader van compliance echt heel erg handig. Mensen erbij kunnen trekken zonder allerlei accounts aan te hoeven maken of een toegangs- en rechtenmatrix te hoeven bewerken, is ook erg prettig.

Tijdsbesparing

Verbinding maken tijdens je overleg doe je uiteraard met de gebruikelijke (video) software. Dit is een tool die helpt bij het voor- en nabereiden van overleggen, waardoor je netto veel minder tijd kwijt bent.

Een inclusief proces

Een interessant effect van het gebruiken van deze tool is dat iedereen zich ook veel beter gaat voorbereiden, waardoor een (steeds) grotere groep beslagen ten ijs komt. Dat scheelt misschien nog wel het meeste. Deelnemers krijgen energie omdat ze de ruimte krijgen om bij te dragen, en omdat de punten die na de voorbereiding nog overblijven ook echt ergens over gaan.