Vast wel eens gehoord:
“Another meeting that should’ve been an email.”
Door te schrijven kom je er in de eerste plaats achter of je wel echt een meeting nodig hebt. Als je vervolgens inderdaad een meeting nodig hebt, dan pak je nog eens vijf voordelen die jouw werkbeleving een wereld van verschil maken. We hebben ze voor je op een rijtje gezet.
- Schrijven dwingt jezelf om expliciet te maken wat je wil bespreken. En wat je ermee wil bereiken. Jíj, als organisator van de meeting, probeert per slot van rekening iets voor elkaar te krijgen, waarvoor je anderen nodig hebt. Vergelijk het met een reis die je gaat maken. Door zorgvuldig te plannen kom je veel eerder aan op de plaats van bestemming. Maar het helpt niet alleen jezelf. Je toont ook respect richting de mensen die meegaan. Je laat zien dat je zuinig omgaat met hun tijd. De medereizigers weten waar ze aan toe zijn en kunnen zich goed voorbereiden. Wedden dat de reis een stuk leuker wordt?
- Schrijven geeft IEDEREEN de kans om mee te doen. Live meetings geeft extraverte mensen een enorm voordeel in de communicatie, omdat zij hardop denken en vaak in de veronderstelling zijn dat zij geen tijd nodig hebben om dingen door te denken. Ook mensen die in hun moedertaal kunnen spreken zijn in het voordeel. En ook mensen die bij elkaar zitten, terwijl anderen inbellen, hebben het ook makkelijker. Hoewel dit schadelijk kan zijn voor de besluitvorming, wordt er zelden wat aan gedaan.
- Schrijven zet aan tot goed nadenken. Je herkent vast wel het gevoel bij het maken van een presentatie: “Wat wil ik nu eigenlijk zeggen”? Hetzelfde geldt ook voor de mensen die reageren. Je hebt snel genoeg iets geroepen, maar als je iets schriftelijk deelt, dan is men over het algemeen toch een stuk genuanceerder. En dan wordt het ook weer makkelijker om commentaar te geven. Probeer maar eens gaten te schieten in een plan dat niet op papier staat. Waarschijnlijk vraag je de plannenmaker eerst om een document, nietwaar?
- Schrijven creëert betrokkenheid. Als je mensen goed informeert en zorgt voor een inclusief proces, zullen ze veel eerder bereid zijn om te helpen en hun beste beentje voor te zetten. En er is een simpel psychologisch principe, dat als je je ergens mee bemoeit, dan gaan jee het belangrijker vinden en meer je best doen om er een succes van te maken. Daarbij komt dat mensen eerder ergens hun schouders onder zetten als ze zien dat er zorgvuldige afwegingen worden gemaakt. Dat is natuurlijk precies wat je bereikt door te schrijven.
- En tot slot, schrijven bespaart gigantisch veel tijd. Dat voelt voor veel mensen contra-intuïtief. Daarom geven we in volgende blog meer dan 10 wetenschappelijk onderbouwde argumenten waarom dat zo is. Tevens zullen we een aantal numerieke voorbeelden geven. Maar nu geven we je alvast de reden die bij ons op nummer 1 staat: Je kunt sneller lezen dan luisteren. Ja, je leest het goed. Schriftelijk informatie delen is efficiënter dan mondeling. Het tempo waarin je geschreven woorden tot je neemt, gaat een stuk sneller dan het tempo waarin je luistert naar (dezelfde) gesproken woorden.
Ik hoor je denken: “Maar welk medium kan ik hiervoor het beste gebruiken? E-mail, chat, een Google Document misschien?” Het antwoord is: alle opties zijn beter dan niet schrijven. Maar je kunt ook een meeting communicatietool gebruiken met een interactieve agenda, die er speciaal voor gemaakt is. It’s up to you!
