Het geheim om onnodige meetings te voorkomen, zit in het geschreven woord. Het maakt niet uit of je een fysieke of video meeting hebt. Elke keer dat je een meeting plant, moet je gaan zitten en schrijven.
Schrijf op wat het doel is, schrijf op wat de agenda is, schrijf op wat de planning is en schrijf per agendapunt op wie verantwoordelijk is en wat je wilt bereiken.
Asynchroon | Schriftelijk
Nadat je de uitnodiging hebt verzonden, is de volgende stap het gebruik van asynchrone, schriftelijke communicatie, zoals e-mail, een chattool, een gedeeld document, of een professionele vergadertool zoals Yabbu, om de vergadering samen actief voor te bereiden. Deel vooraf relevante informatie, schriftelijk. Begin onmiddellijk met het bespreken van onderwerpen, schriftelijk. Vraag iedereen om hun standpunten naar voren te brengen, schriftelijk. Als je ten slotte merkt dat punten voldoende belicht zijn, sluit ze dan af en neem waar nodig beslissingen. Deze agendapunten zijn dus al klaar vóór je bij elkaar komt. Deze punten waren de meeting dus niet waard, of ze waren simpelweg niet rijp om te bespreken.
Toevluchtsoord
Meetings, op kantoor of via video, moeten een laatste redmiddel zijn. Een toevluchtsoord voor onderwerpen die te zwaar zijn om volledig schriftelijk te worden afgehandeld. En natuurlijk voor zaken waar de sociale context de belangrijkste drijfveer is. Hanteer deze aanpak en je zult zien dat je in het algemeen meer dan de helft van de agendapunten de vergadering niet halen. En dat dankzij het geschreven woord.
In onze volgende blog, De Kracht van het Geschreven Woord, leggen we uit waarom deze aanpak jou en je team wel 50% vergadertijd bespaart. En alsof dat nog niet genoeg is, zullen we daarbij nog eens 4 verbluffende voordelen van schriftelijke vergaderen geven. De reden waarom duizenden bedrijven dit al in de praktijk hebben gebracht.
