We communiceren wat af met z’n allen. En wat dacht je van de continue stroom chatberichten op je smartphone, tablet en laptop? Maar wanneer is dit nu echt nuttig en wanneer wordt het afleiding? Kun je belangrijke en complexe onderwerpen ook op een andere manier bespreken in plaats van hier eindeloos over te bellen en te appen?
In een eerdere blog hebben we tips gegeven over hoe je afleiding door je smartphone kunt tegengaan. Vandaag gaan we verder in op het fenomeen dat we tegenwoordig vaak meteen beginnen te chatten, terwijl het effectiever is om vooraf even goed na te denken over wat je ermee wil bereiken. Dan wordt al snel duidelijk welk medium zich daar het beste voor leent.
Chatten
Wanneer iemand iets wil vragen en de betreffende persoon begeeft zich ergens anders, dan kun je simpel gesteld bellen, chatten, of e-mailen. Door te bellen, eis je direct de aandacht op. Dat is bij een e-mail niet het geval. Een chatbericht zit daartussenin. Toch zullen mensen bij een chatbericht de verwachting hebben, dat je snel reageert. Daarbij komt dat de meeste mensen het moeilijk vinden om het constante geping te negeren.
Moet het echt nú?
Vaak wordt met een chatbericht schijnurgentie gecreëerd. Meestal is de persoon die begint te chatten ongeduldig en zich niet bewust van het feit dat hierdoor allerlei mensen uit hun concentratie worden gehaald, waardoor het eigenlijke werk van die dag niet afkomt. Hij of zij wil nú een antwoord, een oplossing, of een besluit, terwijl het eigenlijk helemaal niet urgent is. Dat wordt vooral hinderlijk wanneer een chatgesprek eindeloos door blijft lopen.
Grijp in!
Daar kan je makkelijk wat aan doen. Het begint met te begrijpen wanneer het handig is om een chatbericht te sturen en wanneer niet. Als je meer dan zeg drie vier mensen nodig hebt voor een serieus onderwerp, dan is chat zelden een verstandig medium. Wanneer het onderwerp complex is, en wanneer het structuur behoeft, dan is chat per definitie niet geschikt. Als je zelf niet helder hebt wat je precies wil, begin er dan überhaupt niet aan! En dreigt het chatten toch uit de hand te lopen, grijp dan in en stel voor om de discussie naar een hoger plan te tillen.
Schijnurgentie is schadelijk
Dit sluit perfect aan bij de filosofie van Jason Fried: doe meer schriftelijk en ga niet continu lopen chatten of bellen. Heel veel hoeft helemaal niet per se nú. Dat wil de initiatiefnemer misschien wel, maar het is vaak niet nodig. Het werkt vooral verstorend, waardoor je in de samenwerking juist langzamer gaat in plaats van sneller. Met name voor belangrijke en complexe onderwerpen kun je beter een paar dagen de tijd nemen.
Geef mensen de kans om ergens over na te denken
Het is veel krachtiger om je vraag in eerste instantie schriftelijk te stellen en vooraf goed te structureren, en mensen de kans te geven om er even rustig over na te denken. Dan kunnen zij vervolgens in hun eigen tijd reageren en met weloverwogen antwoorden komen. Zo haal je de onrust weg. Mensen ervaren dan dat er zorgvuldig te werk wordt gegaan, en daarbij worden ze niet uit hun concentratie gehaald.
Doe meer schriftelijk, met minder e-mails
Ik zie je denken, dat betekent dus méér e-mails. Maar dat hoeft niet! Met Yabbu kun je complexe onderwerpen eenvoudig structureren, ook als er veel mensen betrokken zijn en reageren.
Merk je dat een chatdiscussie uit de hand loopt? Of wil je een complex onderwerp bespreken? Start dan een sessie in Yabbu. Wat je niet schriftelijk kunt afhandelen, kun je een paar dagen later in een meeting bespreken. Deelnemers hebben er dan een paar nachtjes over geslapen, en elkaar reeds kunnen bevragen. Zo creëer je eigenaarschap, vertrouwen, en meer kwaliteit, en dan krijg je samen meer voor elkaar.
In onze volgende blog zullen we dieper ingaan op het verband tussen deze manier van werken en Agile en Lean.
